فعالیت‌های قبل از گواهی کردن
درخواست
اطلاعات نهاد درخواست‌کننده توسط نماینده تام‌الاختیار آن سازمان در قالب فرم پرسشنامه ارائه خدمات با شماره (IHA/MC/FO/15) درج و جهت بررسی و شروع مراحل گواهی کردن به شرکت ایزد هور آریا ارسال میگردد.
بازنگری درخواست
مدیر فنی و هماهنگی، ابتدا اقدام به بررسی فرم پرسشنامه مینماید و در صورت وجود هرگونه نقص با همکاری کارشناس برنامهریزی و هماهنگی اقدام به تکمیل اطلاعات مورد نیاز در خصوص سازمان، سایت‌ها، نفرات سازمان، عوامل کاهنده و افزاینده نفر روز ممیزی مینماید. در مرحله بعد پس از تکمیل اطلاعات مشتری، مدیر فنی و هماهنگی صلاحیت و توانایی شرکت ایزد هور آریا رای برای ارائه خدمات گواهی کردن بر اساس دامنه صلاحیت بررسی و در صورت توانایی ارائه خدمت اقدام به تعیین نفر روز ممیزی طبق دستورالعمل تعیین مدت زمان ممیزی به شماره (IHA/MC/PR/14) مینماید.
درصورتی‌که به هر دلیل امکان ارائه خدمات میسر نباشد، دلایل باید مکتوب شده و به اطلاع مشتری برسد و درفرم فهرست مشتریان به شماره (IHA/MC/FO/55) در قسمت عقد قرارداد با عنوان “عدم عقد قرارداد” ثبت گردد.
تعیین مدت زمان ممیزی
مدیر فنی و هماهنگی به منظور اعلام زمان ممیزی، فرم تعیین مدت زمان ممیزی را تکمیل و به واحد اداری و پشتیبانی ارسال مینماید. بر اساس فرم قراداد ممیزی به شماره (IHA-MC-FO-14) پیش‌نویس قرارداد تنظیم شده و توسط مدیر اداری و پشتیبانی به مشتری ارسال میگردد. لازم به ذکر است که مدت زمان از تاریخ درخواست مشتری تا زمان ارسال نامه علام هزینه به شماره (IHA/MC/FO/78) به همراه پیش نویس قرارداد به شماره (IHA-MC-FO-14) نباید از یک هفته کاری بیشتر به طول انجامد.
مدیر اداری و پشتیبانی موظف به پیگیری نتیجه پیش‌نویس قرادادهای ارسالی است. پیگیری‌ها هنگامی خاتمه می‌باید که قرارداد ارائه خدمات منعقد یا منتفی گردد که این مدت زمان نباید از 2 هفته کاری بیشتر به طول انجامد.
پس از تائید پیش‌نویس، قرارداد ممیزی منعقد میگردد و اطلاعات آن در فهرست مشتریان به شماره (IHA/MC/FO/55) درج میشود. تکمیل و بروز رسانی فهرست مشتریان به عهده کارشناس برنامهریزی و هماهنگی است.
برنامه ممیزی
برنامه ممیزی یک دوره کامل گواهی کردن، شامل: ممیزی مرحله اول، مرحله دوم و دو ممیزی مراقبتی و يك مميزي برای گواهي کردن مجدد در سال سوم، قبل از انقضاي اعتبار گواهي است. برنامهریزی سه‌ساله و همچنین برنامه ممیزی ثبت و صدور بعدی، بعد از ممیزی مرحله اول (Stage 1) مشخص و در قالب گزارش ممیزی در فرم شماره (IHA/MC/FO/50) گزارش میشود. قبل از انقضای گواهینامه سه‌ساله، در صورت تمدید قرارداد، فرایند گواهی کردن مجدد آغاز میگردد.
انتخاب تیم ممیزی
مدیر فنی و هماهنگی بر اساس روش اجرایی انتخاب، ارزیابی و ارتقاء ممیزان به شماره (IHA/MC/PR /10) رزومه و صلاحیت ممیز را در هر EA کد بررسی نموده و با در نظر گرفتن موارد زیر، تیم ممیزی را انتخاب مینماید.
- معیارها، دامنه شمول، اهداف و مدت زمان تخمینی ممیزي،
- نوع ممیزی: ترکیبی، یکپارچه یا مشترك،
- شایستگی کلی مورد نیاز تیم ممیزي براي دستیافتن به اهداف ممیزي (مراجعه به شرایط احراز مندرج در شرح شغل‌ها)،
- الزامات مربوط به گواهی کردن (شامل هرگونه الزامات قانونی، مقرراتی یا قراردادي ذی‌ربط)،
زبان و فرهنگ،
ممیزانی که در حال آموزش هستند میتوانند با هماهنگی لازم با کارفرما در فرایند ممیزي شرکت کنند، مشروط بر اینکه یکی از ممیزان به عنوان ارزیابی‌کننده منصوب شود. ارزیابی‌کننده براي بر عهده گرفتن وظایف و مسئولیت نهایی در مورد فعالیتها و یافته‌های ممیز در حال آموزش، باید واجد شرایط باشد.
تا حد امکان، سرممیز هر تیم معمولاً برای سه سال ثابت بوده و مسئولیت هدایت تیم ممیزی و تهیه اسناد و مدارک لازم ( ازجمله تهیه برنامه ممیزی، گزارش ممیزی، تائید دامنه فعالیت، عدم انطباق‌ها و …) برای ارائه به واحد گواهی کردن برای ثبت و صدور گواهینامه را دارد.
بدیهی است پس از انتخاب تیم ممیزی در صورت وجود هرگونه تضاد منافع، نفرات باید خود اظهاری نموده و موارد لازم را به مدیر فنی و هماهنگی گزارش نمایند.
ناظران
حضور در فرایندهای ارزیابی شرکت ایزد هور آریا، تأثیر نابجا یا تداخل کننده در فرایند ممیزي یا نتایج حاصل از ندارند، توجیه حضور و هماهنگی لازم برای حضور ناظران باید قبل از انجام ممیزي با کارفرما توافق شود.
کارشناسان فنی
نقش کارشناسان فنی در حین فعالیت ممیزي قبل از اجراي ممیزي با کارفرما توافق میشود، کارشناس فنی عضو تیم ممیزی است اما نباید در تیم ممیزي به عنوان یک ممیز عمل کند. کارشناسان فنی همواره توسط یک ممیز همراهی می‌شوند.
راهنماها
هر ممیز باید با یک راهنما همراهی شود، مگر اینکه راهبر تیم ممیزي و کارفرما به نحو دیگري توافق کرده باشند. راهنما(ها) به منظور تسهیل ممیزي براي تیم ممیزي، تعیین می‌شوند و تأثیر یا مداخله‌ای در فرایند یا نتایج ممیزي ندارند.
مسئولیت راهنماها:
- برقرارکردن تماس‌ها و تنظیم وقت مصاحبهها،
- ترتیب دادن بازدیدها براي بخش‌های خاصِ محل فعالیت یا سازمان،
- حصول اطمینان از اینکه مقررات مرتبط با ایمنی محل فعالیت و روش‌های اجرایی امنیتی براي اعضاي تیم ممیزي تفهیم شده است و توسط آنها رعایت میگردد،
- نظارت بر فرایند ممیزي توسط کارفرما،
- ارائه توضیح یا اطلاعات لازم به ممیز در صورت درخواست وي،
طرح ممیزی
تاریخ ممیزی توسط مدیر فنی و هماهنگی با مشتری توافق شده و سپس با ممیزان هماهنگ میگردد.
قبل از انجام ممیزی، سرممیز باید یک برنامه ممیزي مطابق فرم برنامه ممیزی به شماره (IHA/MC/FO/49) تهیه می‌کند تا مبنایی براي توافق در خصوص اجرا و زمان‌بندی فعالیت‌های ممیزي فراهم گردد.
سپس وظایف تیم ممیزی مشخص‌شده و این برنامه ممیزی توسط مدیر فنی و هماهنگی به اطلاع اعضای تیم و ممیزی شونده می‌رسد.
برنامه ممیزی حداکثر ظرف مدت 1 هفته کاری به همراه نامه اعلام ممیزها و نامه اعلام روز ممیزی باید برای مشتری ارسال شود. فاصله بین ارسال مدارک و روز ممیزی نباید از یک هفته کمتر باشد.
گواهی کردن اولیه
ممیزي براي گواهی کردن اولیه سیستم مدیریت در شرکت ایزدهورآریا در دو مرحله انجام می‌گیرد: مرحله اول و مرحله دوم
بخشی از مرحله اول که می‌تواند در محل کارفرما باشد، با اهداف زیر انجام میشود:
- بازنگري اطلاعات مدون سیستم مدیریت کارفرما،
- ارزیابی شرایط ویژه محل فعالیت کارفرما و گفتگو با کارکنان کارفرما در خصوص تعیین آمادگی براي ممیزي مرحله دوم،
- بازنگری وضعیت کارفرما و درک وی در مورد الزامات استاندارد به ویژه در رابطه با شناسایی جنبه‌های کلیدی یا مهم عملکرد، فرایندها، اهداف و اجراي سیستم مدیریت،
- به دست آوردن اطلاعات محل (هاي) کارفرما /فرایندها و تجهیزات مورد استفاده، میزان کنترلهاي برقرارشده ( به ویژه در خصوص کارفرماهاي چند محلی)،
- الزامات قانونی و مقرراتی ذی‌ربط با توجه به دامنه شمول سیستم مدیریت،
- بازنگري تخصیص منابع براي ممیزي مرحله دوم و توافق با کارفرما در مورد جزئیات ممیزي مرحله دوم،
- در کانون توجه قرار دادن طرح‌ریزی ممیزي مرحله دوم از طریق دستیابی به درك کافی از سیستم مدیریت کارفرما و فعالیتها در محل فعالیت در مضمون استاندارد سیستم مدیریت و سایر مدارك حاوي الزامات،
- ارزیابی در مورد اینکه آیا ممیزی‌های داخلی و بازنگری‌های مدیریت، طرح‌ریزی و انجام می‌شوند و اینکه میزان اجراي سیستم مدیریت، تأیید می‌کند که کارفرما براي ممیزي مرحله دوم آماده است،
سپس نتیجه‌گیری‌های مرتبط با برآورده شدن اهداف ممیزي مرحله اول و آمادگی براي مرحله دوم، شامل شناسایی زمینه‌های دغدغه که ممکن است حین ممیزي مرحله دوم به‌عنوان عدم انطباق طبقه‌بندی شوند به صورت مدون به کارفرما اطلاع داده میشود و با توجه به گزارش ارائه شده و شرایط کارفرما، زمان ممیزی مرحله دوم تعیین میگردد.
مرحله دوم با هدف ارزیابی اجراي سیستم مدیریت کارفرما، ازجمله اثربخشی آن شامل موارد زیر است:
- بررسی اطلاعات و شواهدي درباره انطباق با تمامی الزامات استاندارد سیستم مدیریت ذی‌ربط یا سایر مدارك و مستندات الزام‌آور،
- انجام پایش، اندازه‌گیری، گزارش دهی و بازنگري بر اساس اهداف کلیدي و کوتاه‌مدت (مطابق با الزامات استاندارد سیستم مدیریت ذی‌ربط یا سایر مدارك)،
- توانایی سیستم مدیریت کارفرما و عملکرد آن با توجه به برآورده کردن الزامات قانونی، مقرراتی و قراردادي ذی‌ربط،
- کنترل فرایندهاي عملیاتی در خصوص فرایندهاي کارفرما،
- ممیزي داخلی و بازنگري مدیریت،
- مسئولیت مدیریت در مورد خط‌مشی‌های کارفرما،
تیم ممیزي، تمام اطلاعات و شواهد ممیزي گردآوری‌شده در حین ممیزی‌های مرحله اول و دوم را به منظور بازنگري یافته‌های ممیزي تحلیل می‌کندو بر سر نتایج حاصل از ممیزی توافق مینماید.
اجرای ممیزی‌ها
فرآیند اجرای ممیزی در شرکت ایزدهورآریا بر اساس الزامات استاندارد ISO 17021-1:2015 با برگزاری جلسه افتتاحیه توسط راهبر تیم ممیزی و با حضور تیم مدیریت کارفرما و در صورت مقتضی مسئولان بخشها و فرایندهایی تحت ممیزی رسماً آغاز میشود.
در حین ممیزي، تیم ممیزي به‌طور متناوب پیشبرد ممیزي را ارزیابی و اطلاعات را مبادله می‌کنند و راهبر تیم ممیزي در صورت نیاز نسبت به واگذاري مجدد کارهاي ممیزي بین اعضاي تیم، با اطلاع رسانی دلایل این کار به کارفرما اقدام مینماید. همچنین، در صورت بروز موارد یا ریسک‌هایی که اهداف ممیزی را تحت تأثیر قرار می‌دهند، امکان تغییر در طرح ممیزی یا دامنه شمول ممیزی و یا خاتمه ممیزی توسط راهبر تیم ممکن است، تمامی این تغییرات باید توسط سرممیز رسماً به کارفرما اعلام شود.
روش‌های به دست آوردن اطلاعات مرتبط با اهداف ممیزي، دامنه شمول و معیارهاي ممیزي که به‌عنوان شواهد عینی محسوب می‌شوند عبارتند از:
- مصاحبهها
- ناظر بودن بر فرایندها و فعالیتها
- بازنگري مستندات و سوابق
یافته‌های ممیزی که خلاصه‌ای از موارد انطباق و شرح جزئیات عدم انطباق‌ها هستند، توسط ممیزان تعیین، طبقه‌بندی و ثبت می‌گردند تا مبنایی برای تصمیم‌گیری برای گواهی کردن گردند.
این یافته‌ها می‌تواند شامل فرصت‌های بهبود نیز باشند. اما یافته‌های از جنس عدم انطباق بر اساس الزامات خاص از معیارهای ممیزی با بیانی واضح و با درج شواهد عینی که عدم انطباق مبتنی بر آن است، به کارفرما به جهت صحه‌گذاری به صورت مکتوب، اطلاع رسانی می‌شوند.
راهبر تیم ممیزي در مورد حل و فصل اختلاف نظرات بین تیم ممیزي و کارفرما در ارتباط با شواهد یا یافته‌های ممیزي تلاش و نکات حل و فصل نشده را ثبت می‌کند.
پیش از برگزاری جلسه اختتامیه تیم ممیزی تحت مسئولیت راهبر باید:
- یافته‌های ممیزي و هرگونه اطلاعات مقتضی دیگر را که در حین ممیزی بدست آمده است را بر اساس اهداف ممیزي و معیارهاي ممیزي بازنگري و عدم انطباق‌ها را طبقه‌بندی نمایند،
- در مورد نتایج ممیزي، ضمن در نظر گرفتن عدم قطعیت ذاتی در فرایند ممیزي توافق داشته باشند،
- با هرگونه اقدامات پیگیري مورد نیاز توافق داشته باشد،
- مناسب بودن برنامه ممیزي را تأیید یا هرگونه تغییر مورد نیاز براي ممیزی‌های بعدي (مانند دامنه شمول گواهی، مدت زمان یا تاریخ‌های ممیزي، دفعات بازبینی، شایستگی تیم ممیزي) را تعیین کنند،
پس از پایان ممیزی، جلسه اختتامیه باید با حضور مدیریت ارشد کارفرما یا نماینده وی با هدف ارائه نتیجه‌گیری‌های ممیزي برگزار گردد و مواردی نظیر نتایج و شواهد ممیزی و همچنین توصیه براي گواهی کردن توسط راهبر تیم به صورت رسمی اعلام گردد.
یادآوری- پیوست 1 گزارش ممیزی محتوای جلسه افتتاحیه و اختتامیه را نشان میدهد.
گزارش ممیزی
پس از پایان ممیزی، گزارش ممیزی توسط سر ممیز حداکثر طی مدت زمان 1 هفته کاری تهیه و در فرم گزارش ممیزی به شماره (IHA/MC/FO/53) ثبت و تحویل شرکت میگردد و شرکت ایزد هور آریا حداکثر تا 1 هفته کاری باید گزارش ممیزی را به همراه نامه اعلام گزارش ممیزی به شماره (IHA-MC-FO-77) مشتری تحویل نماید، گزارش ممیزی یک سابقه صحیح، مختصر و روشن از ممیزي را ارائه می‌کند تا تصمیم‌گیري آگاهانه در مورد گواهی کردن، امکان‌پذیر گردد. گزارش ممیزی شامل موارد زیر است:
- اظهار به انطباق و اثربخشی سیستم مدیریت به همراه خلاصه‌ای از شواهد،
- نتیجه‌گیری در مورد مناسب بودن دامنه شمول گواهی،
- تأیید اینکه اهداف ممیزي برآورده شده است،
همچنین، در صورت وجود عدم انطباق در سیستم مدیریت کارفرما، فرم عدم انطباق به شماره (IHA/MC/FO/51) تکمیل و همراه گزارش ارائه میشود. مشتری موظف است علت ریشه‌ای عدم انطباق را تعیین و در خصوص زمان و اقدامات اصلاحی طرح‌ریزی‌شده با سرممیز توافق نمایند. برای عدم انطباق‌های نوع اول حداکثر مدت زمان برای اقدام اصلاحی سه ماه در نظر گرفته شده است و برای عدم انطباق نوع دوم اقدام اصلاحی در زمان ممیزی مراقبتی کنترل میگردد.
شرکت به منظور تصمیم‌گیری برای گواهی کردن واحدی را مجزا از افرادی که ممیزی را انجام دادهاند، تشکیل میدهد.
ترکیب اعضای واحد گواهی کردن عبارتند از:
- یک نفر از واحد گواهی کردن،
- یک نفر از واحد تضمین کیفیت،
- یک نفر سرممیز واجد صلاحیت بی‌طرف در دامنه مربوطه به عنوان بازبین فنی،
یادآوری- در صورت لزوم دو نفر دارای شرایط احراز شایستگی بازبین فنی، میتوانند به ترکیب اعضا اضافه شوند.
وظایف واحد گواهی کردن
وظیفه واحد گواهی کردن برای گواهی کردن به شرح زیر است:
الف – اطمینان حاصل نمایند که اطلاعات ارائه شده توسط تیم ممیزي با توجه به الزامات گواهی کردن و دامنه شمول گواهی در حد کفایت می‌باشد، این اطلاعات حداقل باید شامل موارد زیر باشد:
- گزارش ممیزي،
- نظرات در خصوص عدم انطباق‌ها و در صورت موضوعیت داشتن، اصلاح و اقدامات اصلاحی انجام شده توسط کارفرما،
- تأیید اطلاعات ارائه شده به نهاد گواهی کننده که در بازنگري درخواست مطابق با زیر بند 6-1-2
- تأیید اینکه اهداف ممیزي تحقق یافته است،
- توصیه سرارزیاب در مورد اعطاي گواهی همراه با هرگونه شروط یا ملاحظات،
ب – اطمینان حاصل نمایند که درخصوص هر عدم انطباق عمده که مورد بازنگري قرار گرفته، پذیرفته شده و اصلاح و اقدامات اصلاحی آنها تصدیق شده باشد،
ج – اطمینان حاصل نمایند که درخصوص هر عدم انطباق جزئی که مورد بازنگري قرار گرفته باشد و طرح کارفرما براي اصلاح و اقدامات اصلاحی پذیرفته شده باشد،
مراحل عملیاتی واحد گواهی کردن
- برگزاری جلسات
جلسات واحد گواهی کردن به فراخور پیشرفت مراحل گواهی کردن تشکیل میشود،
- تصمیم‌گیری
درصورتی گواهینامه کارفرما قابل صدور خواهد بود که کلیه اعضای واحد گواهی کردن موافقت خود را جهت صدور گواهینامه اعلام نماید.
- عینی بودن، محرمانه بودن و تضاد منافع
در انجام وظایف خود، اعضای واحد گواهی کردن باید مطابق با اصول رفتار مناسب، حرفه‌ای و عینی بودن، طبق نقش خود عمل کنند،
مدیر گواهی‌کردن شماره گواهینامه را در فرم صورت‌جلسه واحد گواهی کردن ثبت مینماید که این شماره عبارت است از یک ترکیب که از سه قسمت زیر تشکیل شده است:
الف- شماره اختصاص داده شده به مشتری (به عنوان مثال: C1001)
ب- سال دریافت اولین گواهینامه در استاندارد منحصر به فرد به میلادی
ج- کد اختصاص داده شده به هر استاندارد (به عنوان مثال: S1: 9001, S2: 3834 , …)
در نتیجه شماره گواهینامه C100121S1 مربوط به گواهینامه استاندارد 9001 مشتری با شماره اختصاصی C1001 که سال 2021 میلادی دریافت کرده است می‌باشد.
لازم به ذکر است شماره هر گواهینامه صادره، برای مشتری ثابت خواهد ماند.
تصمیم‌گیری برای گواهی کردن مجدد
این نهاد گواهی کردن، به منظور تجدید گواهینامه کارفرما بر اساس نتایج ممیزي براي گواهی کردن مجدد، نتایج بازنگري سیستم مدیریت در طول دوره گواهی و شکایات دریافت شده از کارفرمای گواهی شده، تصمیم‌گیری می‌کند.
هرگاه نهاد گواهی کننده در خصوص هرگونه عدم انطباق عمده ظرف مدت 3 ماه پس از آخرین روز مرحله دوم قادر نباشد انجام اصلاح و اقدامات اصلاحی ذيربط را تصدیق نماید باید قبل از توصیه براي گواهی، مرحله دوم دیگري را انجام دهد.
حفظ گواهی
شرکت ایزدهورآریا هنگامی گواهینامه کارفرما را حفظ مینماید که کارفرما اثبات نماید الزامات استاندارد سیستم مدیریت را به صورت مستمر اجرا برآورده مینماید. در مواردی که عدم انطباق عمده یا وضعیت دیگري رخ نماید که ممکن است به تعلیق یا ابطال گواهی منجر شود، به‌منظور تعیین اینکه آیا حفظ گواهی امکان‌پذیر است یا خیر، یک ممیز توسط تیمی مجزای تیم اولیه توسط شرکت ایزد هور آریا برنامهریزی میگردد.
ممیزی بازبینی
ممیزي بازبینی، ممیزي در محل است اما لزوما ممیزي کل سیستم نیست و باید همراه با سایر فعالیت‌هاي بازبینی طرح‌ریزي شوند به‌نحوي که شرکت ایزد هور آریا بتواند اعتماد کند که سیستم مدیریت کارفرماي گواهی شده در فاصله زمانی مابین ممیزي‌هاي گواهی کردن مجدد به طور مداوم الزامات را برآورده می‌کند.
شرکت ایزد هور آریا 4 ماه قبل از انقضای گواهینامه به صورت کتبی ممیزی بازبینی را یادآور شده است.
هر بازبینی طبق استاندارد سیستم مدیریت ذيربط باید شامل موارد زیر باشد:
الف – ممیزي‌هاي داخلی و بازنگري مدیریت،
ب – بازنگري اقدامات انجام شده در مورد عدم انطباق‌هاي شناسایی شده طی ممیزي قبلی،
ج – رسیدگی به شکایات،
د – اثربخشی سیستم مدیریت با توجه به دستیابی به اهداف کارفرماي گواهی شده و نتایج مورد نظر در
خصوص سیستم‌های مدیریت ذيربط،
ه – پیشبرد فعالیت‌هاي طرح‌ریزي شده با هدف بهبود مداوم،
و – تداوم کنترل فعالیت‌هاي عملیاتی،
چ – بازنگري هر گونه تغییرات،
ز- استفاده از علائم و یا هرگونه ارجاع به گواهی.
ممیزی برای گواهی کردن مجدد
به منظور تأیید تداوم انطباق و اثربخشی سیستم مدیریت با توجه به دامنه شمول گواهینامه کارفرما، شرکت ایزد هور آریا، گزارش‌های ممیزي، بازبینی قبلی و عملکرد سیستم مدیریت در طول دوره گواهی را بررسی و ممیزی مینماید، تا قبل از انقضاي تاریخ گواهینامه کارفرما امکان تمدید گواهی میسر باشد.
برای گواهی کردن یک ممیزی در محل شامل موارد زیر می‌باشد:
- اثربخشی سیستم مدیریت در کلیات آن با در نظر داشتن تغییرات داخلی و خارجی،
- تعهد اثبات شده براي حفظ اثربخشی و بهبود سیستم مدیریت به منظور ارتقاي عملکرد کلی،
- اثربخشی سیستم مدیریت با توجه به دستیابی به اهداف کارفرماي گواهی‌شده و نتایج مورد نظر در خصوص سیستم (هاي) مدیریت مربوطه،
لازم به ذکر است در صورتی که مشتری تمایل به تغییر نهاد گواهی کننده خود داشته باشد، براساس الزامات مندرج در IAF MD 2 مورد ارزیابی قرار گرفته و اقدامات زیر انجام خواهد شد:
شایستگی‌های لازم جهت انتقال گواهینامه:
- فقط گواهی‌نامه‌هایی که توسط نهادهای گواهی کننده تحت اعتبار IAF صادر شده باشند، واجد شرایط انتقال هستند. سازمان‌هایی که تحت اعتبار IAF نیستند، به عنوان مشتری جدید محسوب می‌شوند.
- گواهی‌نامه‌هایی که تعلیق شده‌اند نباید برای انتقال پذیرفته شوند.
- در مواردی که اعتبار گواهینامه متوقف، منقضی، پس گرفته شده یا به حالت تعلیق درآمده باشد. انتقال باید ظرف 6 ماه یا با در زمان انقضای گواهینامه هر کدام زودتر است، انجام شود. در چنین مواردی، شرکت ایزد هور آریا، قبل از انتقال، مرکز ملی تائید صلاحیت را از این موضوع مطلع می‌سازد.
بررسی های قبل از انتقال:
- شرکت ایزد هور آریا، برای فرایند گواهی کردن این دسته از مشتریان بر اساس این روش اجرایی اقدام مینماید. روند گواهی در سایت شرکت عنوان شده است. این اطلاعات شامل ترتیبات مربوط به فرایند گواهی کردن است.
- شرکت ایزد هور آریا سوابق مرتبط به گواهی کردن این دسته از مشتریان را بررسی مینماید. در صورت وجود هر گونه عدم انطباق عمده که بسته نشده باشد، برنامه‌ای برای بازدید محل مشتری تنظیم میگردد تا اطلاعات کافی مورد نیاز در خصوص روند گواهی کردن قبلی مورد بررسی و صحه گذاری گردد. لازم به ذکر است بازدید قبل از انتقال به عنوان ممیزی منظور نخواهد شد.
- شرکت ایزد هور آریا، صلاحیت ممیزان و نفراتی که در فرایند گواهی کردن نهاد قبلی دخالت دارند را بررسی می‌نمایند، این بررسی‌ها توسط فرد یا گروهی انجام گردد که در آن دامنه از صلاحیت لازم برخوردار هستند.
- بررسی باید حداقل جنبه های زیر را پوشش دهد و بررسی و یافته‌های آن کاملاً مستند باشد:
الف- تایید اینکه گواهینامه مشتری در دامنه مجاز، پذیرش و صادر گردیده است.
ب- دلایل درخواست انتقال
ج- تایید اینکه سایت یا سایت‌هایی که مایل به انتقال گواهینامه هستند دارای یک گواهینامه معتبر هستند.
د- گواهینامه قبلی یا آخرین گزارش‌های ممیزی، گواهینامه تمدید شده مشتری یا آخرین گزارش ممیزی مراقبتی، وضعیت کلیه عدم انطباق‌هایی گرفته شده و سایر اسناد و مدارک مربوطه به فرآیند گواهی کردن باید مورد بررسی قرار گیرد. اگر این گزارش‌های ممیزی در دسترس نباشد یا اگر ممیزی مراقبتی یا ممیزی تمدید گواهینامه مطابق با برنامه ممیزی نهاد گواهی کردن قبلی تکمیل نشده باشد، مشتری متقاضی انتقال گواهینامه باید به عنوان مشتری جدید تلقی شود.
- شکایت‌های دریافت شده و اقدامات صورت گرفته باید مورد بررسی قرار گیرد.
- ملاحظات مربوط به تدوین یک برنامه ممیزی توسط نهاد گواهی کردن قبلی باید در صورت وجود بررسی شود.
- هرگونه تعامل فعلی مشتری متقاضی انتقال گواهینامه با نهادهای نظارتی مرتبط به دامنه گواهینامه در رابطه با انطباق‌های قانونی باید مورد بررسی قرار گیرد.
مطابق با بند 2-5-9 استاندارد ISO 17021-1:2015، شرکت ایزد هور آریا، گواهینامه انتقال یافته مشتری را صادر نخواهد کرد مگر اینکه:
- اصلاحات و اقدامات صورت گرفته در خصوص عدم انطباق‌های عمده را تایید کند.
- برنامه‌های مشتری متقاضی انتقال گواهینامه را در خصوص اقدامات اصلاحی برای عدم انطباق‌های جزئی بپذیرد.
- اگر در بازبینی قبل از انتقال (بازنگری مدارک و/ یا بازدید قبل از انتقال) مواردی را که مانع از انتقال است را شناسایی کند، شرکت ایزد هور آریا با مشتری متقاضی انتقال گواهینامه مانند مشتری جدید رفتار می‌کند.
شرکت ایزد هور آریا توجیهات لازم را در اختیار مشتری متقاضی انتقال قرار میدهد و سوابق آن را نگهداری مینماید.
- فرآیند تصمیم‌گیری برای گواهی کردن مطابق با بند 5-9 ازISO/IEC 17021-1: 2015 باید دنبال شود. کارکنان دخیل در فرایند بررسی‌های قبل از انتقال نباید به هیچ عنوان در فرایند تصمیم گیری برای گواهی کردن دخیل باشند.
- در صورتی که در فرایند بررسی قبل از انتقال مشکلی مشاهده نشود، فرایند گواهی کردن باید بر اساس الزامات این روش اجرایی انجام گیرد.
توجه: تاریخ گواهی کردن قبلی با ذکر این نکته که مشتری توسط یک نهاد گواهی کردن دیگر گواهی شده است در گواهی نامه جدید درج میگردد.
در صورتی که شرکت ایزد هور آریا بر اساس بررسی‌های انجام شده، درخواست مشتری متقاضی انتقال را بپذیرید، فرایند گواهی کردن از تصمیم گیری در خصوص گواهی کردن آغاز میگردد.
- شرکت ایزد هور آریا باید قبل از انجام هرگونه ممیزی مراقبتی یا تمدید گواهینامه، درباره تصدیق گواهینامه تصمیم بگیرد.
همکاری مابین نهاد صادرکننده و پذیرش گواهینامه:
- همکاری بین نهادهای صدورگواهی‌نامه قبلی و شرکت ایزد هور آریا برای روند موثر انتقال و یکپارچگی گواهینامه ضروری است. در صورت درخواست، نهاد صدور گواهینامه قبلی باید کلیه مدارک و اطلاعات مورد نیاز را برای فرایند گواهی کردن در اختیار شرکت ایزد هور آریا قرار دهد. در مواردی که برقراری ارتباط با نهاد صدور گواهینامه قبلی امکان پذیر نباشد، شرکت ایزد هور آریا دلایل را ثبت کرده و تمام تلاش خود را برای به دست آوردن اطلاعات لازم از منابع دیگر به کار می گیرد.
- مشتری که گواهینامه وی منتقل شده است باید اجازه دهد که سازمان صدور گواهینامه قبلی اطلاعاتی مورد نیاز برای گواهی کردن را در اختیار شرکت ایزد هور آریا قرار دهد. نهاد گواهی کردن قبلی نباید گواهینامه مشتریانی که درخواست انتقال گواهینامه آنها توسط شرکت ایزد هور آریا پذیرفته شده است را تعلیق یا ابطال نماید.
- شرکت ایزد هور آریا و یا مشتری متقاضی انتقال گواهینامه باید نهاد اعتبار بخشی از جمله مرکز ملی تائید صلاحیت ایران در صورت موارد زیر مطلع نماید:
الف- نهاد گواهی کردن قبلی اطلاعات درخواستی را به شرکت ایزد هور آریا ارائه ندهد، یا
ب- گواهینامه مشتری منتقل شده را بدون دلیل تعلیق یا ابطال نماید
- شرکت ایزد هور آریا در صورتی که مطابق با الزامات این روش اجرایی، مشتری انتقال گواهینامه را گواهی نماید موارد را به اطلاع نهاد گواهی کردن قبلی می‌رساند.
پس از بررسی واجد شرایط بودن گواهی برای انتقال، در صورت تایید موارد ذکر شده، شرکت اقدام به پذیرش مشتری متقاضی مینماید و درصورتی که بازنگری قبل از انتقال گواهی الزامات مطرح شده را پوشش دهد، گواهینامه با همکاری‌های لازم بین نهاد صادر کننده و پذیرنده گواهی کردن انتقال مییابد.
تعلیق، ابطال یا محدود ساختن دامنه شمول گواهی
در صورتی‌که شرکت ایزدهورآریا بنا به دلایلی مطمئن شود که سیستم مدیریت شرکت گواهی‌شده منطبق بر الزامات استاندارد و قوانین و مقررات مربوطه نمی‌باشد، می‌تواند گواهینامه را به حالت تعلیق درآورد. به‌طور خاص این موارد عبارتند از:
الف) هنگامی‌که عدم انطباق‌های عمده یا تعداد زیادی از عدم انطباق‌های جزیی یافت شوند؛ هنگامی که اقدام اصلاحی تعریف نشده باشد یا به طور کلی نتیجه ممیزی بیانگر عدم استقرار سیستم مدیریت کیفیت باشد.
ب) عدم توانایی در انجام ممیزی‌های مراقبتی مطابق با زمان‌بندی تعیین‌شده و یا سایر ممیزی اضافی مورد نیاز؛
ج) وجود الزامات قانونی یا اداری، گزارش تخلفات، شکایات، اختلافات و غیره در مورد الزامات اجباری سیستم یا محصول/ خدمات ارائه‌شده توسط سازمان یا عدم اطلاع شرکت ایزدهورآریا از وجود آنها؛
د) عدم رعایت الزامات مرتبط به سیستم مدیریت تحت پوشش گواهینامه؛
ه) بنا به درخواست موجه سازمان؛
و) در صورت عدم پرداخت هر یک از صورتحساب‌ها مطابق با شرایط قرارداد؛
در صورت بروز هرکدام از موارد بالا، نامه تعلیق در زمان مناسب بلافاصله برای مشتری با قید شروع زمان تعلیق، شماره گواهینامه و مهلت رفع تعلیق (معمولاً 6 ماه) ارسال میگردد.
چنانچه طی این مدت، موارد مرتفع گردد و سوابق و مدارک کافی دریافت شود، پس از بررسی و تائید، گواهینامه از حالت تعلیق خارج‌شده و به حالت عادی برمی‌گردد. ممکن است برای بررسی موارد به ممیزی ویژه نیاز باشد که مطابق قرارداد، هزینه انجام این ممیزی به عهده ممیزی شونده است .
هرگاه در مدت‌زمان تعیین‌شده، مسائل حل‌وفصل نشود، باید گواهی ابطال و یا دامنه شمول آن محدود گردد.
وقتی شرکت گواهی‌شده الزامات مربوط به استاندارد را در مورد بخش‌هایی از دامنه کاری قیدشده در گواهینامه برآورده نکرده باشد، شرکت باید دامنه کاری کارفرما را محدود سازد.
کلیه این موارد ازجمله تعلیق، ابطال و یا محدود کردن دامنه کاری باید به‌صورت مکتوب (گزارش ممیزی یا نامه رسمی) از طرف شرکت ایزدهورآریا برای کارفرما ارسال گردد.
انواع عدم انطباق
عمده: عدم انطباقی است که بر توانمندي سیستم تاثیر گذار است به عنوان مثال تردید حائز اهمیتی در برقرار بودن کنترل اثربخش فرایند ایجاد مینماید یا تردید حائز اهمیتی در برآورده شدن الزامات مشخص شده در ارتباط با محصولات و خدمات بوجود می‌آورد. علاوه بر این اگر تعدادي از عدم انطباق‌هاي جزئی مربوط به الزام یا مسئله‌اي یکسان باعث ایجاد خطاي نظام یافته گردد، به عنوان عدم انطباق عمده محسوب میشود. در صورت وجود این نوع عدم انطباق در فرایند ممیزی، فرایند گواهی کردن منوط به بسته شدن این عدم انطباق خواهد بود و ممیزی شونده ملزم به ارائه اقدام اصلاحی اثربخش حداکثر تا 3 ماه بعد از تاریخ اعلام عدم انطباق خواهد بود. بر اساس نظر سر ممیز، بسته شدن این نوع عدم انطباق ممکن است نیاز به ممیزی پیگیری داشته باشد.
جزئی: عدم انطباقی است که بر توانمندي سیستم مدیریت براي دستیابی به نتایج مورد نظر تاثیر ندارد و فرایند گواهی کردن می‌تواند ادامه یابد. گواهی شونده فرصت دارد تا ممیزی مراقبتی اثربخشی اقدام اصلاحی این نوع از عدم انطباق را ارائه نماید.
تغییرات در استانداردها و معیارهای ممیزی:
در صورت هرگونه تغییر در استانداردهای معیار گواهی کردن، شرکت ایزد هور آریا بر اساس اقدامات مندرج استاندارد مذکور ملزم است علاوه بر بازنگری الزامات فرایند گواهی کردن خود مطابق با روش اجرایی کنترل سوابق و مدارک به شماره IHA/MC/PR/01 و میزان اثربخشی این تغییرات برنامه‌ای جهت بروزآوری گواهی‌نامه‌های کارفرمای گواهی شده تهیه نماید. براساس میزان تغییرات ممکن است جهت انطباق فرایند گواهی کردن این دسته از کارفرمایان ممیزی‌های ویژه‌ای نیاز باشد. گواهی‌نامه‌های کارفرمایان گواهی شده‌ای تمدید خواهد شد که تمهیدات لازم برای انجام این ممیزی‌ها را انجام دهند.
